SISTEMA DE TRABAJO EN PROGRAMA DE HOSTED BUYER.

1. Introducción
2. Estructura del Programa
3. Selección y Validación de Hosted Buyers
4. Captación Internacional
5. Funcionamiento del Sistema de Citas
6. Servicios Incluidos para los Hosted Buyers
7. Beneficios Directos para Bodegas y DOs
8. Impacto para los Gobiernos Autonómicos
9. Evaluación y Seguimiento
10.  Conclusión y Garantías de WINEMAD
11. Tabla de los Principales Hosted Buyer

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1.Introducción

El programa de hosted buyer es, para nosotros, una de las piezas centrales de WINEMAD. Al final, una feria de vino tiene sentido si consigue que las bodegas se sienten delante de compradores de verdad, con capacidad de decidir y de abrir mercado. Por eso le damos tanta importancia: porque es la forma más directa de generar negocio real y ayudar a que las bodegas puedan crecer fuera.

Este programa también nos permite llevar la internacionalización a algo práctico. Hemos estudiado los mercados que más encajan con el vino español y estamos trayendo a los distribuidores principales de cada país, no sólo a perfiles generales. Con esto buscamos que cada reunión tenga una utilidad clara y que las bodegas puedan volver a casa con contactos de calidad y con oportunidades de verdad.

Para los gobiernos y las DOs esto es importante, porque las ayudas que destinan a la internacionalización tienen aquí un retorno bastante medible. No hablamos de una presencia simbólica en una feria, sino de agendas cerradas, compradores filtrados y un trabajo previo que hacemos con cada perfil para asegurar que vienen a hacer negocio. Esto hace que el esfuerzo de todos se traduzca en resultados.

En resumen, este programa es una apuesta fuerte de WINEMAD. Más allá de los tres días de feria, buscamos que las relaciones sigan, que las bodegas repitan y que los mercados internacionales vean a Madrid como un punto de encuentro estable. Esa es la idea que queremos transmitir desde el principio.

2.Estructura del Programa

Para poder llevar adelante un programa de hosted buyer serio, hemos diseñado una estructura bastante clara y muy enfocada al trabajo previo. No es algo improvisado, sino un sistema donde cada parte del equipo tiene una función concreta. De esta forma, controlamos mejor todo el proceso y evitamos que los compradores lleguen sin filtrar o sin una intención real de hacer negocio. Se trata de un equipo de seis personas con capacidad, conocimientos y experiencia contrastada en el sector de la distribución de vinos conocedores de las circunstancias particulares de la distribución en cada país de los seleccionados.

El equipo internacional es el que abre camino. Son quienes hablan con embajadas, cámaras de comercio y entidades de cada país. Su trabajo consiste en identificar a los compradores que de verdad importan y en asegurarse de que entienden por qué les invitamos y qué pueden esperar de WINEMAD. Es un trabajo lento, de muchos correos y muchas videollamadas, pero es lo que marca la diferencia. Este equipo ha desarrollado una base de datos fiables según la siguiente tabla:

A esta base de datos se remite información de la feria mediante Newsletter periódicas quincenales.

Luego está el equipo técnico, que se encarga de revisar toda la información que recibimos. Ellos validan perfiles, confirman actividad profesional, comprueban documentos y clasifican a cada comprador por intereses. Gracias a esto, podemos construir agendas útiles, sin reuniones vacías ni perfiles que no corresponden.

Y por último está el equipo de coordinación, que es el que encaja todas las piezas. Son quienes acompañan al comprador desde que se registra hasta que llega a Madrid, y quienes gestionan las agendas finales dentro de la feria. Su papel es clave porque son el punto de contacto directo y aseguran que todo fluye sin problemas.

3.Selección y Validación de Hosted Buyers

La selección de los hosted buyers es probablemente la parte más delicada de todo el programa. Aquí no vale con invitar a cualquiera que diga que compra vino. Hemos puesto un sistema bastante estricto, porque sabemos que para las bodegas y para las DOs es clave que cada reunión tenga sentido y no se pierda tiempo con perfiles que no están activos o no tienen capacidad real de decisión.

El primer filtro son los criterios de selección. Buscamos distribuidores, importadores, cadenas, agentes y perfiles profesionales que trabajen de verdad en la compra de vino. Además, miramos su mercado, su volumen, su tipo de catálogo y el interés real que tienen en incorporar vino español. Esto nos permite descartar perfiles que vienen solo a “ver qué hay” y quedarnos con los que vienen a trabajar.

Luego están los mercados prioritarios, que no los hemos elegido al azar. Son países donde el vino español puede crecer más o donde ya hay demanda y queremos consolidarla. En cada mercado estamos contactando directamente con los actores principales, no con perfiles secundarios. Esto garantiza que el esfuerzo de las bodegas se concentra en mercados con oportunidades reales.

Para cerrar esta parte, hacemos una validación profesional bastante completa. Les pedimos documentación, verificamos empresas, revisamos actividad y pedimos referencias cuando hace falta. Así nos aseguramos de que cada hosted buyer que invitamos es un comprador real, activo y con capacidad de negocio. Esto es lo que da solidez al programa y lo que permite que las bodegas confíen en las reuniones que van a tener.

4.Captación Internacional

La captación internacional es el trabajo que más tiempo nos está llevando, pero también el que más valor aporta al programa. No se trata solo de invitar compradores, sino de llegar a los países adecuados y de hacerlo con el respaldo de instituciones que conocen bien sus mercados. Esto es lo que nos está permitiendo atraer perfiles de bastante nivel y con interés real en el vino español.

El primer bloque de trabajo lo hacemos a través de embajadas, cámaras de comercio y oficinas de promoción exterior. Con ellos hemos podido abrir puertas que serían difíciles de alcanzar por nuestra cuenta. Nos ayudan a identificar distribuidores fuertes, importadores consolidados y empresas que llevan años trabajando con vino europeo. Gracias a esa colaboración, estamos evitando perfiles dudosos y conseguimos llegar directamente al comprador que importa.

El segundo bloque tiene que ver con asociaciones sectoriales. Aquí estamos trabajando tanto con entidades españolas como con asociaciones internacionales que agrupan a distribuidores, minoristas o agentes de compra de distintos países. Estas alianzas nos permiten hacer invitaciones más directas y creíbles, porque ya hay una relación entre ellos y las entidades que les recomiendan venir a WINEMAD.

Y, por último, estamos incorporando misiones comerciales y grupos internacionales que ya viajan a España para este tipo de acciones. Estamos cerrando acuerdos con varios países para que traigan delegaciones completas de compradores profesionales. Esto nos da un volumen de reuniones muy interesante y asegura que cada bodega tenga oportunidades en distintos mercados sin depender solo de las reuniones individuales.

5.Funcionamiento del Sistema de Citas

El sistema de citas es la pieza que hace que todo esto tenga sentido. Da igual que traigamos a los mejores compradores si luego las reuniones no están bien organizadas o si la agenda no encaja con los intereses reales de cada bodega. Por eso hemos montado un sistema bastante claro y fácil de usar, que intenta evitar tiempos muertos y reuniones que no llevan a ningún sitio.

La plataforma es sencilla. Cada comprador, cuando está validado, entra en su perfil y puede ver a todos los expositores con sus fichas completas. CITAS PREVIAS Y CITAS IN SITU. Desde la plataforma puede pedir reuniones, aceptar o rechazar las que reciba y organizar su propia agenda. Lo mismo hacen las bodegas, que pueden ver quiénes son los compradores y proponer citas según afinidad. Esta doble dirección hace que el sistema sea más equilibrado.

La agenda personalizada se va construyendo con un algoritmo que cruza los intereses de cada uno. Si un comprador busca vinos de un rango de precio concreto o de una región determinada, el sistema se lo muestra de forma clara. Esto ayuda a que las reuniones tengan más lógica y que cada encuentro llegue con algo de información previa, que al final es lo que facilita que la reunión vaya al grano.

Además, hemos preparado un equipo que solo se dedica a coordinar las citas y evitar problemas. Este equipo estará pendiente de las reuniones que no se cumplen, de retrasos, de cambios de última hora y de cualquier incidencia que pueda hacer perder tiempo. Su trabajo es que nadie se quede esperando, que no se solapen reuniones y que no haya huecos muertos. Esto da mucha tranquilidad a las bodegas y también a los compradores, porque saben que siempre hay alguien atento.

Por último, medimos bastante la calidad de las citas. Controlamos qué reuniones se confirman, cuáles se cumplen, el tiempo medio que se usa y la valoración que hace cada parte. Así vemos qué funciona y qué hay que mejorar. Para los gobiernos y las DOs esto es importante porque hace posible ver el impacto real del programa y justificar las ayudas en base a resultados que se pueden medir.

Para poder medir bien los resultados, pediremos tanto a los expositores como a los compradores que rellenen una ficha muy sencilla después de cada reunión. No es nada pesado, pero nos permite saber si la reunión fue útil, si hay interés comercial y si se abrió alguna línea de seguimiento. Con estas fichas podemos elaborar un informe completo para ambas partes, que recibirán después de la feria. Esto ayuda mucho a poner orden en los contactos y a demostrar, con datos reales, el impacto del programa y el retorno del esfuerzo que han hecho las bodegas, las DOs y los propios gobiernos.

6.Servicios Incluidos para los Hosted Buyers

Una de las cosas que más cuidan los compradores cuando vienen a una feria es cómo se les atiende. Si el viaje es cómodo, si tienen la información clara y si pueden trabajar sin complicaciones, suelen responder mejor y aprovechar más las reuniones. Por eso hemos montado un paquete de servicios bastante completo, pensado para que puedan centrarse en el negocio y no en los detalles logísticos.

Lo primero es la acreditación preferente y el soporte. Desde que llegan a Madrid tienen un punto de atención, gente que les ayuda con la app, con la agenda o con cualquier problema. Esto da mucha tranquilidad y evita retrasos o confusiones, sobre todo con perfiles internacionales que a veces llegan con horarios complicados.

También tienen acceso a la app profesional, que es donde gestionan toda su visita. Ahí tienen las reuniones, las fichas de las bodegas, los mensajes directos, las valoraciones… prácticamente todo. Para ellos es cómodo porque no dependen de papeles, y para las bodegas es útil porque ven quién ha mostrado interés y pueden hacer seguimiento después.

Y luego están los espacios pensados para trabajar y catar con calma: la zona de networking, la Varietal Gallery y el Buyer Lounge. Estos sitios les permiten hacer reuniones sin ruido, catar técnicamente y tomarse un respiro cuando lo necesitan. También tienen acceso al Madrid Wine Summit, a talleres y a actividades de conocimiento, y fuera del recinto pueden disfrutar de las experiencias de TASTE MADRID, que ayudan mucho a crear relación personal, que también influye en el negocio.

A los compradores que queden finalmente seleccionados les ofreceremos el alojamiento y el viaje, siempre dentro de las condiciones que marca el programa. Esto lo gestionaremos directamente con cada uno para asegurarnos de que llegan sin problemas y con todo organizado, evitando así imprevistos que puedan afectar a sus reuniones en la feria.

7.Beneficios Directos para Bodegas y DOs

El programa de hosted buyer está pensado, sobre todo, para que las bodegas puedan sacar un rendimiento claro de su participación. Al final, todo el trabajo que hacemos antes de la feria va orientado a que lleguen compradores reales, que tengan capacidad de decidir y que vengan con la idea de abrir mercado. Esto hace que cada reunión tenga más sentido y que el esfuerzo de las bodegas se traduzca en oportunidades concretas.

Para las DOs también es una herramienta muy útil, porque todo el proceso que seguimos permite que sus bodegas estén mejor posicionadas, que tengan reuniones más útiles y que puedan mostrar sus vinos a los mercados que más encajan con ellos. Esto multiplica el impacto de las acciones que se hacen desde cada consejo regulador y ayuda a reforzar la marca de cada territorio.

Otro beneficio importante es que las bodegas no llegan a ciegas. Antes de cada reunión pueden ver el perfil del comprador, su mercado, el tipo de vinos que busca y su volumen. Esto permite preparar mejor cada encuentro y aprovecharlo más. Además, después de la feria reciben un informe con toda la información de las citas, lo que les facilita hacer seguimiento real y no perder contactos.

Por último, este programa permite que las ayudas de las DOs y de los gobiernos autonómicos tengan un retorno claro. Todo queda medido: número de reuniones, nivel de interés, contactos abiertos y posibles líneas de negocio. Así se puede demostrar de forma sencilla que el dinero invertido está generando oportunidades y ayudando de verdad a la internacionalización del sector.

8.Impacto para los Gobiernos Autonómicos

Para los gobiernos autonómicos, este programa tiene un valor muy claro, porque les permite ver de forma directa cómo las ayudas que dan a las bodegas se transforman en oportunidades reales de negocio. No es una acción genérica ni una feria donde la presencia sea solo institucional; aquí hablamos de reuniones verificadas, agendas cerradas y compradores que vienen con una intención profesional muy concreta.

Además, el programa ayuda a posicionar a cada comunidad autónoma dentro de los mercados internacionales que más encajan con su tipo de vino. Como la selección de compradores se hace por perfiles y por interés real, cada territorio consigue una visibilidad más ajustada y más conectada con lo que ofrece. Esto hace que el apoyo público sea más eficiente y tenga un mejor retorno.

Otro punto importante es que todo lo que hacemos se mide. Los gobiernos pueden ver cuántas reuniones han tenido sus bodegas, con qué perfiles, qué interés comercial ha generado y qué mercados se han abierto. Esto facilita justificar las ayudas y mostrar resultados concretos, que hoy en día es algo fundamental en cualquier programa de internacionalización.

Por último, el hecho de atraer compradores de tantos países refuerza la imagen de cada comunidad autónoma como origen de vinos con potencial internacional. Esto no solo beneficia a las bodegas, sino también al turismo, la marca territorio y la reputación general del sector en cada región.

9.Evaluación y Seguimiento

La evaluación del programa es una parte clave, porque nos permite saber qué ha funcionado, qué se puede mejorar y cuál ha sido el impacto real para cada bodega, para cada DO y para cada comunidad autónoma. No dejamos nada a intuición. Todo se mide a partir de las reuniones verificadas, las fichas que rellenan compradores y expositores y los datos que registra la propia plataforma.

Al terminar la feria, preparamos un informe para cada bodega y otro para cada comprador. En esos informes aparece el detalle de las reuniones mantenidas, el interés comercial, los contactos abiertos y cualquier avance que haya surgido. Esto facilita mucho el trabajo posterior y ayuda a que no se pierdan oportunidades por falta de seguimiento.

A nivel global, hacemos también un informe general para las DOs y para los gobiernos autonómicos, donde se ve el volumen de reuniones, el perfil de los compradores, los mercados representados y el grado de interés generado. Esto es muy útil para justificar las ayudas públicas y para planificar estrategias de internacionalización más ajustadas a cada territorio.

Después de la feria seguimos en contacto con los compradores a través de la Oficina Internacional de WINEMAD. Esto permite que las conversaciones continúen y que las bodegas puedan volver a conectar con ellos cuando lo necesiten. De esta forma, el programa no se queda solo en los tres días de feria, sino que mantiene una línea de trabajo durante todo el año.

10.Conclusión y Garantías de WINEMAD

El programa de hosted buyer es, al final, una de las grandes apuestas de WINEMAD. No lo hemos montado como un servicio más, sino como una herramienta seria para que las bodegas puedan abrir mercados y para que los compradores encuentren en Madrid un punto de referencia. Todo el trabajo previo, la selección de perfiles y la organización de las agendas está pensado para que cada reunión tenga sentido y genere opciones reales.

Para las DOs y los gobiernos autonómicos, este programa ofrece una garantía clara: todo se puede medir. Las reuniones, los compradores que han venido, el interés comercial, los mercados representados… no hay nada improvisado. Esto permite demostrar el retorno del esfuerzo público y justificar las ayudas de una forma muy transparente y con datos.

Además, el hecho de contar con un equipo dedicado solo a compradores y con toda la parte de seguimiento posterior, hace que el programa tenga continuidad en el tiempo. No son tres días sueltos, sino una línea de trabajo que continúa durante todo el año y que ayuda a mantener vivas las relaciones que empiezan en la feria.

En resumen, WINEMAD ofrece un sistema sólido, bien organizado y con garantías suficientes para que las bodegas trabajen con confianza y para que las instituciones puedan ver, de forma clara, cómo el programa contribuye a la internacionalización real del sector.

HOSTED BUYER PRIORITARIOS.

Aunque estamos en contacto con todos los compradores del programa, con los que aparecen en esta tabla estamos haciendo un trabajo más directo. No dejamos de lado a los demás, pero en estos casos estamos centrando la  atención porque, por su trayectoria y por el tipo de mercado que manejan, son especialmente importantes para nuestras bodegas. Por eso estamos teniendo con ellos un seguimiento más cercano, sin perder de vista al resto del grupo.